Processos em tempos de crise: Como criá-los e segui-los?

Que estamos vivendo um momento de tensão em todos os segmentos do mercado brasileiro, não é novidade. E com a crise, os ânimos profissionais e pessoais se abalam. E com isso surgem inúmeros desafios internos nas corporações de como se reinventar e como fazer funcionar os processos antigos num novo cenário. 

O fato é: Não existe sucesso na crise sem que haja uma revolução nos processos. O momento é diferente, as pessoas estão diferentes e os clientes estão consumindo de forma diferente. Todos estão repensando tudo: desde o modelo de negócio à sua relação com a tecnologia e, sem processos para essa virada de chave, fica bem mais difícil. 

Os processos de uma organização consistem em saber exatamente como que algo deve ser feito, por quem deve ser feito e qual o momento em que deve ser feito. Em todas as áreas da empresa, os processos se fazem necessário, pois é por meio deles que medimos a qualidade de entrega em nível escalável, ou seja, mesmo que as minhas vendas cresçam exponencialmente, se eu souber o caminho, eu conseguirei entregar o mesmo produto, com a mesma qualidade independente de ser um pedido de 10 ou de 100 unidades.  

Agora imagina, em um cenário onde se vê necessário um modelo de negócio para que se mantenha na crise, quem já possui um processo claro, não terá problema em mudá-lo, mas caso não haja um processo ainda, o monstro parecerá maior. 

Mas vamos lá: preparamos um passo-a-passo de como você pode criar processos em meio a crise e colocá-los em prática: 

Comece aos poucos

Não tem como criar todos de uma vez, abarcando as áreas indiscriminadamente. É preciso começar selecionando alguns processos estratégicos. O objetivo é agregar mais valor ao negócio e influenciar diretamente na percepção de valor pelo cliente.

Mapeamento do processo atual

Escolhidos os processos que serão criados, é preciso analisar com eles são feitos atualmente. Mesmo que não exista uma descrição formal e documentada, existem procedimentos que são seguidos. Alguns exemplos disso são check-lists, manuais, fluxos de e-mails ou planilhas que são preenchidas.

Exemplo: Como é feito o seu processo de compras atualmente? A forma que é feito funciona? Onde podemos melhorá-lo?

Busca de oportunidades de melhoria

Com o processo devidamente mapeado, é hora de verificar as oportunidades de melhoria, através de análise de gargalos, atrasos e desperdícios.

Com ajuda de quem atua diretamente neles, deve-se perceber quais são seus pontos fracos para buscar uma maneira de substituí-los por outras atividades e procedimentos mais eficientes e eficazes.

Desenho do novo processo otimizado

Com as oportunidades de melhorias claras e bem definidas, é hora de desenhar um novo fluxograma do processo. Existem diversos programas como esses no mercado, inclusive alguns gratuitos, disponibilizados como serviços e acessados pela nuvem, os famosos SaaS (software as a Service).

Melhoria contínua

De posse destes dados e indicadores de desempenho, o gestor poderá detectar falhas e realizar ajustes no processo, visando sua melhoria contínua.

Aqui na Jobs X, com o início da pandemia do coronavírus, renovamos todos os nossos processos prezando pela metodologia agile, onde o contato com o cliente e entregas ágeis precisam acontecer. E cada dia que passa, percebemos novas melhorias e a colocamos em prática para prototipar, ou seja, testar. O teste é extremamente importante para entender de forma prática se esse é o melhor caminho ou não. 

O segredo é não engessar. A mudança é sempre bem vinda!