A reunião que poderia ter sido um email: Como ter reuniões mais produtivas

O Google Meet, uma das plataformas mais utilizadas para reuniões, voltou a limitar a duração das chamadas em grupo e a gente resolveu compartilhar com vocês formas para manter o foco e objetividade nas reuniões sem perder a qualidade nas entregas.

O universo das reuniões online 

Já passou pela cabeça de todos nós o pensamento de que o tema abordado naquela reunião que durou duas horas, na verdade poderia ter sido tratado em um simples email. Mas muita coisa mudou nos últimos dois anos, não é mesmo? Com a pandemia e adaptação ao trabalho home office, as dinâmicas passaram a acontecer de maneira diferente.

As interações assumiram o modelo online em grande parte dos nichos de mercado, fazendo nossa comunicação se dar cada vez mais através de telas: do computador para o celular e de volta ao computador (sem falar na televisão). 

Entendendo a necessidade de estarmos mais conectados e quase que para compensar a distância física, no início da pandemia o Google Meet liberou reuniões em grupo por até 24 horas ininterruptas, o que nos permitiu diversos encontros online com amigos de todos os cantos do mundo.

Mas algumas empresas e instituições também se beneficiaram dessa possibilidade, realizando reuniões e aulas através da plataforma. E sem o limite de tempo, algumas reuniões se tornaram – muito – mais longas do que o necessário.

Objetividade exige organização

Há diversos estudos e livros no mercado falando sobre a importância da organização, desde a nossa casa até o nosso ambiente de trabalho. Como para muitas pessoas esses dois espaços estão reunidos, é ainda mais importante termos um ambiente propício para realizarmos nossas atividades.

Em seguida, que tal planejar o seu dia? O ideal é trabalhar esse planejamento com pelo menos um dia de antecedência, para você lembrar de tudo o que precisa fazer e, caso surja algo urgente, você consegue adequar seu horário. 

Saber gerir seu tempo é muito importante também. Defina as prioridades e separe as tarefas em categorias (por exemplo: urgente, importante, pode aguardar) criando uma maneira de classificar cada uma delas. Dessa forma, você consegue visualizar suas demandas e priorizar as que forem mais importantes.

Ter uma agenda – seja física ou online – é também uma boa maneira de manter a organização. Muitas pessoas (inclusive a redatora desta publicação) funcionam muito melhor quando anotam as demandas e informações importantes para realizar suas tarefas. Estudos, como o do neurocientista Daniel Levitin, apontam que listas nos ajudam a “liberar espaço da mente”, além de melhorar a visualização das etapas para concluir um grande projeto, por exemplo.

Já entendi que preciso me organizar. E depois, o que eu faço?

Após concluir a organização e planejamento, que tal seguir alguns passos importantes para garantir a objetividade da sua reunião, sem perder a qualidade da entrega? 

• Envie um email para todos os envolvidos na reunião informando-os sobre o tema que será tratado. Dessa forma você ajuda todos a saberem o que será falado, possibilitando questionamentos ou apontamentos relevantes para a reunião. 
• Determine um horário para início e fim da reunião.
• Chame apenas as pessoas que realmente precisam estar presentes.
• Faça uma lista com todos os tópicos que você precisa falar, garantindo que não esquecerá de nenhuma informação importante. É interessante colocar alguns questionamentos nessa lista também, seja para você ou para os demais participantes da reunião, instigando a participação das pessoas ou mesmo sanando possíveis dúvidas.
• Separe alguns minutos no início da reunião para uma breve conversa com os presentes, e ao final para as perguntas que surgirem. Assim você “quebra o gelo” e dá um clima mais leve para a reunião.

A qualquer momento olhe para a pauta da sua reunião e pergunte se você pode resolver o assunto com um email. Se a resposta for sim, por favor, lembre de colocar todos os interessados em cópia e pode partir para a próxima demanda do dia.